אדמיניסטרציה ותפעול לוועד ארגון המנהלים

התפקיד:

• ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של משרדי ועד ארגון המנהלים ומורשי חתימה
• תיאום, בקרה וסנכרון בין כלל הגורמים
• הובלת תהליכים לוגיסטיים מורכבים
• ניהול פרויקטים מקצה לקצה, לרבות: אתרי מתנות, נופשים וגיבושים בארץ ובחו״ל
• עבודה שוטפת מול ספקים – הצעות מחיר, הזמנות, תיאומים, ובקרה
• תחזוקה ועדכון שוטף של מאגרי הנתונים של הארגון
• ניהול מערכת החזר נופשים
• עבודה מתקדמת עם Excel, יישומי Office ומערכות מידע נוספות
• אחריות על שמירה ואחסנה של מסמכים ונתונים בספריות הוועד
• תיאום פגישות וניהול יומנים מורכבים (Outlook) עבור יו״ר הוועד עם חברי הוועד, הנהלת הבנק, משאבי אנוש, ספקים, הסתדרויות, עורכי דין וגורמים נוספים
• הכנת פרוטוקולים וסיכומי ישיבות
• תחזוקה שוטפת של קבוצות WhatsApp, פייסבוק ואפליקציית הארגון
• הכנה והפצה של עדכונים במדיות השונות לחברי הארגון
• מענה שוטף יומיומי לפניות חברי הארגון

דרישות:

• ניסיון מוכח של 3–5 שנים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי ותפעולי מורכב ו/או בניהול פרויקטים - חובה
• שליטה גבוהה מאוד ב-Excel וביישומי Office - חובה
• אוריינטציה טכנולוגית גבוהה ויכולת עבודה עם מערכות מידע - חובה
• יכולת ניהול משימות מרובות ותעדוף בסביבה דינמית - חובה
• יכולת עבודה עצמאית, יוזמה ו״ראש גדול״ - חובה
• נסיון בסביבה ארגונית מורכבת ועבודה מול גורמים בכירים - חובה
• תואר ראשון - יתרון
• תודעת שירות גבוהה מאוד
• יחסי אנוש מצוינים
• סדר וארגון ברמה גבוהה
• ירידה לפרטים