מזכיר/ת ליו״ר ועד עובדים - ראשון לציון
סיכום המשרה
תפקיד מרכזי הכולל ניהול אדמיניסטרטיבי של משרדי ועד העובדים, לצד הובלת תהליכים תפעוליים ופרויקטים מורכבים. התפקיד כולל עבודה עצמאית מול ממשקים רבים ובכירים, תוך אחריות, יוזמה וירידה לפרטים.
תיאור המשרה
התפקיד:
- ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של משרדי ועד העובדים, ארגון המנהלים ומורשי החתימה
- תיאום, בקרה וסנכרון בין כלל הגורמים
- הובלת תהליכים לוגיסטיים מורכבים וניהול פרויקטים מקצה לקצה, לרבות אתרי מתנות, נופשים וגיבושים בארץ ובחו״ל
- עבודה שוטפת מול ספקים, כולל קבלת הצעות מחיר, ביצוע הזמנות, תיאומים ובקרה
- תחזוקה ועדכון של מאגרי הנתונים הארגוניים וניהול מערכת החזר נופשים
- עבודה עם Excel, יישומי Office ומערכות מידע נוספות
- אחריות על שמירה ואחסנה של מסמכים ונתונים בספריות הוועד
- תיאום פגישות וניהול יומנים מורכבים ב-Outlook עבור יו״ר הוועד
- הכנת פרוטוקולים וסיכומי ישיבות
- תחזוקה שוטפת של קבוצות WhatsApp, Facebook ואפליקציית הארגון
- הכנה והפצה של עדכונים במדיות השונות לחברי הארגון
- מענה שוטף לפניות חברי הארגון
דרישות:
- ניסיון מוכח של 3-5 שנים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי ותפעולי מורכב ו/או בניהול פרויקטים - חובה
- שליטה גבוהה מאוד ב-Excel וביישומי Office - חובה
- אוריינטציה טכנולוגית גבוהה ויכולת עבודה עם מערכות מידע - חובה
- ניסיון בסביבה ארגונית מורכבת ובעבודה מול גורמים בכירים - חובה
- תואר ראשון - יתרון
- יכולת ניהול משימות מרובות ותעדוף בסביבה דינמית
- יכולת עבודה עצמאית, יוזמה ו״ראש גדול״
- תודעת שירות גבוהה מאוד ויחסי אנוש מצוינים
- סדר, ארגון וירידה לפרטים ברמה גבוהה